В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях. Например, «Проведены переговоры. 15.10.2009» или «Проведены консультации с компанией «КРОНА».
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству».
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметки «Включено в план», «Включено в отчет» и т. п.
Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет являться уже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается ниже.
Порядок работы с исходящими документами ООО «Тропа».
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается в следующих действиях:
¾ подготовка проекта документа;
¾ его оформление и согласование (визирование);
¾ удостоверение;
¾ регистрация;
¾ отправка из организации.
Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов. После этого готовится проект будущего документа.
Проект документа проходит этап внутреннего согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако требуют решения вопросов, связанных с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Документы передаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов, установленный в конкретной организации, оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.
После подписания исходящий документ передается в службу документационного обеспечения управления или секретарю для регистрации, затем на отправку.
На документе, который находился на исполнении (поступившем документе), и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении и о списании документа в дело: проставляются данные ответного документа и отметка «В дело».
Поступивший документ, который был исполнен, и копия отправленного ответного документа с визами согласования подшиваются в дело. Подлинник ответного документа исполнитель передает на отправку в службу делопроизводства или секретарю компании. Такая же схема действует и при подготовке инициативных исходящих документов.
Этапы работы с внутренними документами ООО «Тропа».
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией: составляется проект документа, проводится его согласование с соответствующими должностными лицами данной организации. Если появляются замечания, проект документа дорабатывается, затем подписывается руководителем и регистрируется. После регистрации технология работы с внутренним документом аналогична работе с входящим документом: его передают на исполнение соответствующему должностному лицу, о чем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документ подшивается в дело. В случае, когда исполнение поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество копий документа. Исполнение зарегистрированных внутренних документов контролируется службой документационного обеспечения управления. Особенно это касается распорядительных документов.