Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
Приказы издаются:
-
по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);
-
по личному составу (увольнение, перевод работников и др.).
Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
• Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством доставлено право на изображение герба);
• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
• наименование организации;
• название вида документа (приказ);
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• подготовку проекта приказа;
• согласование проекта;
• подписание руководителем.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:
О проведении аттестации персонала организации
Об увеличении уставного капитала общества
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
• констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт - внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
• распорядительной, в которой содержатся поручения. Каждое поручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок выполнения поручения. Эта часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца.
Работник службы делопроизводства должен организовать ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказов, как издаваемых на предприятии, так и тех, которые прямо или косвенно касаются его деятельности. Как правило, один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, а на другом экземпляре работники, ответственные за его исполнение, должны поставить свои подписи.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются в виде пронумерованного приложения к нему, а в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем листе каждого приложения ставит визу готовивший его руководитель подразделения или вышестоящий руководитель. Приложение должно иметь соответствующее название («Список .», «Перечень .», «План .», «График .» и т. п.). В его правом верхнем углу печатается слово «Приложение», номер (в том случае, если приложений несколько), а также номер и дата приказа, к которому оно относится.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, инструкция), то в соответствующем пункте распорядительной части должно быть указание на это. В правом верхнем углу приложения размещается гриф утверждения документа, содержащий слово «Утверждаю», номер и дату приказа.
Если регламентированные приказом действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, то срок исполнения обычно не указывают и количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивают.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана конкретная дата.
Сроки хранения приказов по основной деятельности:
• по работе предприятия в целом - от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);
• по административно-хозяйственным вопросам - пять лет.
Приказы по личному составу
Приказ о приеме на работу
Издание приказа о приеме на работу представляет собой завершающий этап документирования заключение трудового договора как юридического факта и происходит в трехдневный срок. В государственных управленческих структурах, учреждениях и организациях приказ о приеме на работу может иметь текстовую форму содержательной части и включать следующие основные положения: обозначение распорядительного действия; фамилию, имя, отчество; профессию или должность; наименование структурного подразделения; дату начала трудового договора или его срок; условия оплаты труда; испытательный срок. Если приказ о приеме составляется на несколько сотрудников, то каждый пункт должен касаться отдельного работника.