Внешняя среда отражает влияние внешних факторов на систему управления, в государственном управлении внешняя среда предусматривает влияние государства на систему управления, посредством издания законов, указов, постановлений, в также влияние социально-экономической и политической ситуации в стране.
В настоящее время в составе учреждения как системы управления выделяют следующие подсистемы:
1. структура управления;
2. техника управления;
3. функции управления;
4. методология управления.
Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность. [31]
Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления в учреждении ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.
Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение. [26]
Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:
· структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;
· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя. [37]
Для фиксированной системы в виде учреждения можно выделить следующие виды управления:
институциональное (административное, командное, ограничивающее, принуждающее);
мотивационное управление (побуждающее управляемых субъектов к совершению требуемых действий);
информационное управление (убеждающее, основывающееся на сообщении информации и формировании убеждений, представлений и мотивов). [30]
С точки зрения регулярности управляемых процессов в учреждении можно выделить следующие типы управления:
ü проектное управление (управление в динамике, изменениями в системе, инновационной деятельностью и т.п.);
ü процессное управление (управление функционированием "в статике" - регулярной, повторяющейся деятельностью при неизменных внешних условиях). [36]
Сущность государственного управления можно проследить через эволюцию представления об учреждении как основном объекте государственного управления.
Выделяют четыре перечисленных ниже этапа:
1. Учреждение представляется как сумма трудовых операций с целью реализации функций государства. Управлять - значит правильно организовать работу учреждения. Организация конструируется и контролируется государственным служащим, на основании предоставленных полномочий.
2. Учреждение - это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.
3. Учреждение - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".