По общему правилу в каждой организации должна быть создана кадровая служба в форме самостоятельного структурного подразделения. Название кадровой службы может быть различным, например, отдел кадров, или, как в ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум» «Правовая и кадровая служба».
Если в организации работает небольшое количество работников, то кадровая служба как отдельное структурное подразделение может и не создаваться, а вводится ставка специалиста или инспектора по кадрам. Также полномочия кадровой службы могут возлагаться на одного из работников организации.
Специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела кадров, а начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума». Специалист по кадрам исполняет определенные должностные обязанности, а также должен обладать определенными знаниями.
Должностные обязанности специалиста по кадрам:
1. выполняет работу по комплектованию техникума кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации
2. принимает участие в работе по подбору, отбору и расстановки кадров
3. проводит изучение и анализ:
ü должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала техникума и его подразделений
ü установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников
ü результатов аттестации работников и оценки деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах
ü подготовки предложений по замещению и созданию резерва на выдвижение
4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребностей в кадрах, установление и поддержание прямых связей с учебными заведениями, контактов с техникумами аналогичного профиля
5. Информирует работников техникума об имеющихся вакансиях
6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду
7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности
8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения
9. Принимает участие в техникуме: работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений
10. Анализирует состояние трудовой дисциплины, и выполнение работниками техникума правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
11. Контролирует:
ü своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников
ü выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников
ü соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек
ü подготовку документов для установления льгот и компенсаций
ü оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале техникума